Unternehmen auf der ganzen Welt entdecken derzeit die Vorteile cloudbasierter Video-Kollaborationswerkzeuge. Sie können Zeit und Geld sparen und gleichzeitig effektivere Konferenzen abhalten. Die Frage lautet: Was bedeutet der Bring Your Own Meeting-Trend für Ihre Organisation und die Ausrüstung in Ihren Konferenzräumen?
Während sie lange Zeit missverstanden und vernachlässigt wurden, sind Videolösungen mittlerweile längst keine Besonderheit mehr. Sie sind zu einem natürlichen und unkomplizierten Teil von Telefonkonferenzen in jedem erdenklichen Format geworden. Hinter diesem Umschwung stecken viele interagierende Elemente, von denen wir einige hier genauer betrachten.
Ein Blick auf die Vorteile
Als die Marktanalysten von Frost & Sullivan im Rahmen einer Umfrage wissen wollten, wie Endbenutzer auf der ganzen Welt die Kommunikation und Zusammenarbeit am Arbeitsplatz sehen*, kristallisierten sich die Vorteile von Online-Videowerkzeugen für die Zusammenarbeit deutlich heraus. 88 % der Befragten gaben an, dass Webkonferenzen ihre Kosten und Reisezeiten reduzieren, während 84 % bestätigen, dass sie die Effizienz von Konferenzen steigern. Ein weiterer entscheidender Vorteil ist laut 86 % der Befragten, dass Webkonferenzen die Zusammenarbeit mit Kollegen vereinfachen, die sich an unterschiedlichen Standorten befinden. Die IT-Manager, die an der Umfrage teilgenommen haben, vertraten ähnliche Meinungen hinsichtlich der Vorteile von Team-Kollaborationswerkzeugen und UC-Clients.
Das gleiche Bild ergibt sich, wenn die Frage auf die Vorteile von Videokonferenzen im Huddle Room eingegrenzt wird. Die Konferenzen fielen kürzer und effektiver aus. Gleichzeitig könne man Geld sparen, so 80 % der Befragten.
Eine weitere Umfrage** von Frost & Sullivan legte den Schwerpunkt insbesondere auf Videokonferenzen im Huddle Room. Im Rahmen dieser Umfrage wurde festgestellt, dass sich Benutzer eine bessere Art der Kommunikation wünschen. Die Möglichkeit, den Gesprächspartner zu sehen und durch Körpersprache in Videokonferenzen miteinander zu interagieren, schafft einen Mehrwert. Die Zusammenarbeit wird durch Blickkontakt verbessert.
Für die Mitarbeiter von heute und nicht zuletzt für die Generation Y ist die Option, Gesprächen eine Videofunktion hinzuzufügen, eine Selbstverständlichkeit.
So funktionieren jedenfalls die Cloud-Dienste, die wir privat verwenden. Dasselbe gilt nun auch für die Arbeitswelt mit Video-Kollaborationswerkzeugen wie Skype for Business, Webex und Zoom, die sich in Unternehmen und Organisationen etabliert haben. Die Umfrage von Frost & Sullivan unter Endbenutzern* gibt an, dass 65 % von ihnen derzeit Microsoft Skype for Business für Videokonferenzen verwenden. Weitere 23 % beabsichtigen, innerhalb der nächsten beiden Jahre mit der Nutzung der Lösung zu beginnen. Außerdem stellen wir einen rasant wachsenden Einsatz von cloudbasierten Social Collaboration-Werkzeugen fest (weitere Informationen hierzu finden Sie in diesem Artikel zu Social Collaboration).
Bringen sie ihre Konferenz mit
Vor diesem Hintergrund ist die Beliebtheit von Bring Your Own Meeting (BYOM) nur allzu verständlich. In der heutigen Zeit ist es das Normalste der Welt, den eigenen Laptop für Apps und Kollaborationswerkzeuge zu verwenden, die man selbst bevorzugt oder die die IT-Abteilung zur Verfügung gestellt hat. Der Laptop ist Ihr Konferenzwerkzeug, wenn Sie allein arbeiten oder wenn Sie sich gemeinsam mit Kollegen zu einer Videokonferenz versammeln.
Diese Arbeitsweise stellt bestimmte Anforderungen an die vorhandene Ausrüstung. Schließlich muss Ihr Laptop im Konferenzraum mit ergänzenden Werkzeugen ausgestattet werden. Dies wird später genauer ausgeführt. Werfen wir zunächst einen Blick darauf, wie sich unsere Bürolandschaft verändert. Ein wichtiges Konzept bei der Planung oder Neugestaltung von Büros ist das aktivitätsbasierte Arbeiten.
Im Wesentlichen bedeutet dies, dass Mitarbeitern viele unterschiedliche Umgebungen im Büro zur Verfügung gestellt werden, die auf unterschiedliche Bedürfnisse angepasst sind. Den Ausgangspunkt bildet ein Großraumbüro. Hier haben Sie keinen eigenen Raum und auch keine eigene Workstation, sondern teilen sich Arbeitsflächen und bewahren Ihre Sachen in einem Schließfach auf.
Außerdem herrscht Bedarf für Konferenzräume und offene Meetingbereiche unterschiedlicher Art und Größe. Genau in diesen Fällen haben kleine Konferenzräume, auch als Huddle Rooms bekannt, ihre Schlüsselrolle für die effiziente Zusammenarbeit von vorübergehend gebildeten Teams und längerfristigen Projektgruppen unter Beweis gestellt.
Mit Konftel One Cable Connetion Hub müssen Benutzer lediglich ein USB-Kabel an ihren PC anschließen, um eine Verbindung zur Konferenzkamera, zum Lautsprecher und zum Bildschirm herzustellen.
Die Priorität liegt auf Huddle Rooms
Laut Frost & Sullivan waren im Jahr 2017 von den 32,4 Millionen Huddle Rooms weltweit nur zwei Prozent für Videokonferenzen ausgerüstet. Doch dieser Zustand ändert sich rasant. Laut Schätzung der Marktanalysten wird der Großteil der Videokonferenzen in Konferenzräumen innerhalb weniger Jahre speziell in Huddle Rooms abgehalten.
Sie denken vielleicht, dass cloudbasierte Video-Kollaborationswerkzeuge auf Geräten ausgeführt werden, die im Konferenzraum installiert sind. Warum also konzentrieren wir uns auf die große Beliebtheit von Bring Your Own Meeting (siehe oben)? Wenn der Benutzer die Konferenz auf seinem Laptop mitbringt, müssen einige Komponenten im Raum einsatzbereit sein: ein Bildschirm, eine Kamera für USB-Videokonferenzen und ein Gerät für qualitativ hochwertigen Klang. Frost & Sullivan fanden heraus, dass sich viele Organisationen mit einem DIY-Modell zu helfen wissen und Komponenten für die Videowiedergabe in Huddle Rooms trennen. Dies ist jedoch nicht genug, wenn Sie für eine hohe Benutzerfreundlichkeit sorgen möchten.
Bei der Aufzählung von Schlüsselfaktoren für die Videokollaboration in Huddle Rooms führt ein robuster Klang die Liste an. Auf den nachfolgenden Rängen finden sich hochwertige Videokonferenzen (gute Bildqualität) und Geräte, die BYOD (Bring Your Own Device) unterstützen. Dem Bericht** zufolge sollte die Auswahl basierend auf der Einfachheit, Benutzerfreundlichkeit und Finanzierbarkeit erfolgen.
Gilt für alle Raumgrössen
Genau das sind die Merkmale und Kriterien, die Konftel entwickelt haben – die Konftel Collaboration-Lösungen. Nehmen wir unsere One Cable Connection-Lösung (Konftel OCC Hub) als Beispiel: Hier müssen Benutzer lediglich ein USB-Kabel an ihren PC anschließen, um eine Verbindung zur Konferenzkamera, zum Lautsprecher und zum Bildschirm herzustellen. Dies ist eine Möglichkeit, um Einfachheit zu gewährleisten. Überragende Klangqualität ist Teil der Konftel-DNA, wie unsere OmniSound-Technologie beweist. Dieselben hohen Standards gelten auch für die Bildqualität, die unsere USB-Konferenzkameras liefern.
Die absolute Stärke einer Kombination von BYOM mit bewährten Paketlösungen für die Hardware liegt darin, dass das System vollständig skalierbar ist: von kleinen Huddle Rooms zu mittleren und großen Konferenzräumen. Das Konzept bleibt dasselbe. Der einzige Unterschied ist, dass die Eigenschaften der Kameras und Audiogeräte an die unterschiedlichen physikalischen Bedingungen angepasst werden. Schließlich müssen nicht nur Huddle Rooms für Videokonferenzen eingerichtet werden. Laut der Studie** von Frost & Sullivan sind gerade einmal 4,2 % der Konferenzräume weltweit für Videokonferenzen ausgestattet. Moderne Arbeitsweisen und Benutzererwartungen werden die Fernzusammenarbeit jedoch auf breiter Front vorantreiben.
*An End User Perspective on Workplace Communications and Collaboration, Global, 2017
** ”Growth Opportunities for Video Conferencing in Huddle Rooms, Global, Forecast to 2022”, by Frost & Sullivan
